Та ямар нэгэн том хэмжээний материалтай ажиллаж байсан гэе. Ажлаа хурдавчлах үүднээс материалаа хэд хэдэн хэсэгт (жишээлбэл бүлгээр) хуваан хэсэг бүрийг нэг файлд хадгалаж болно. Ажлаа дууссаны дараа эдгээр салангад файлуудаа нэгтгэн нэг файл болгох хэрэгтэй болно. Үүнийг хэрхэн шийдвэрлэх вэ?
Хамгийн энгийн бөгөөд эхлээд санаанд орох арга нь өгөгдлүүдийг нэг файлаас хуулаад нөгөөд нь тавих. Ажиллагаа ихтэй тохиромж муутайн дээр текстийн бүх форматыг эвдэж мэднэ.
Хоёрдахь арга нь бусад хэсгээ агуулсан үндсэн файл үүсгэх. Бас л нэг их тохиромжтой бишийн дээр төвөгтэй арга.
Харин хамгийн эвтэйхэн ухаалаг арга бол эдгээр файлуудаа нэг ерөнхий файлд нэгтгэх юм. Файлуудыг нэг файл болгон нэгтгэхийн тулд

Туршлага муутай хэрэглэгчид текст дотор дараалсан хоосон зайн тэмдэгтүүдийг тавих нь олонтаа байдаг. Дараалсан хоосон зайн тэмдэгтүүд нь үг зааглалтыг жигд биш болгосноор текстийг бүхэлдээ онцгүй харагдуулдаг. Заримдаа ийм аргаар догол мөрийг тэмдэглэх зарим тохиолдолд таб тэмдэгтийн оронд хоосон зайг ч хэрэглэсэн тохиолдлууд их байдаг. Энэ нь текстийг дахин форматлахад (хэлбэржүүлэх) асуудал үүсгэдэг.
Ийм тохиолдолд Find and Replace хэрэгслийг ашиглан асуудлыг шийдэж болно.

• Үүний тулд Home->Editing->Replace эсвэл CTRL + H хослолыг дарахад нээгдэх цонхны Find what талбарт 2Replace with талбарт 1 хоосон зайг бичнэ. Өөрөөр хэлбэл 2 хоосон зайн тэмдэгтийг 1 -ээр солино гэсэн үг. Одоо Replace All товчийг дарна.
• Word солих ажиллагааг хийгээд хичнээн солилт хийснийг үзүүлнэ. Word тэг солилт хийлээ гэсэн мэдээлэл өгөх хүртэл өмнөх алхамыг давтан хийнэ. Энэ нь текстэд дараалсан 2 хоосон зайн тэмдэгт байхгүй болсон гэдгийг илтгэнэ.

Word -ийн файлд текстийг шивих ажиллагаа нь курсорын байрлалаас эхэлдэг. Шивэх талбарын баруун хязгаарт курсор очиход програм нь курсорыг шинэ мөрөнд автоматаар шилжүүлдэг.
Enter товчийг дарахад өмнөх хэсгээс хоосон мөрөөр тусгаарлагдсан шинэ хэсгийгэхлүүлнэ. Хэсэг дотроо шинэ мөрийг үүсгэхдээ Shift + Enter товчийг дарах хэрэгтэй.
Хоосон зай, таб тэмдэгт, хэсгийн төгсгөл гэх мэтийн харагдахгүй тэмдэгтүүдийг хэвлэгдэхгүй тэмдэгтүүд гэдэг. Эдгээрийг товчийг даран хараж болно. Товч нь сэлгэгч байдлаар ажилладаг. Дахин дарахад тэмдэгтүүд харагдахгүй болно.

Windows Word, Excel програмуудын нь файлыг хадгалах анхдагч хавтас нь My Documents байдаг. Ихэнх хэрэглэгчид файлаа хадгалахдаа програмын санал болгосон хавтаст шууд л OK даран хадгалдаг. Файлаа My Documents хавтаст хадгалах нь дараах шалтгаануудын улмаас практикт маш үр дүн муутай сонголт болдог.

• My Documents хавтаст зөвхөн тухайн хэрэглэгч болон системийн администратор хандаж болох боломжтой байдаг. Энэ нь хэрвээ тухайн хэрэглэгч ажил дээрээ байхгүй тохиолдолд түүний боловсруулсан бичиг баримтыг авах хэрэгтэй болсон үед системийн администраторын тусламжгүйгээр энэхүү файлд хандах боломжгүй болгодог. Манай хэрэглэгчид ийм хүндрэл гаргахгүйн тулд компьютертаа хэрэглэгч үүсгэхгүйгээр байнга админ эрхээр асаадаг муу зуршилтай.
• My Documents хавтас нь үйлдлийн системийг суулгасан диск дээр байрладаг. Эндээс үйлдлийн системийн ажиллагаанд гарсан гэмтэл түүнийг арилгах үедээ системийн админ таны файлыг зөөхөө мартах зэргээс шалтгаалан та файлуудаа бүрмөсөн алдах ч байдалд хүргэх аюултай.
• Ажлын файлуудыг үйлдлийн систем суугдсан дискнээс өөр дискэнд хадгалах нь сайн арга хэдий ч сүлжээний диск дээр (файл сервер) хадгалах нь хамгийн үр дүнтэй хадгалалт болно. Ингэснээр та ямар машинд дээр ажиллаж байгаагаас үл хамааран өөрийн бичиг баримттайгаа чөлөөтэй ажиллах, чухал файлыг ямар нэгэн ажилтны компьютер дээрээс хайх албагүй болох, файл сервер нь мэдээллийг архивлах, хэрэглэгчдийн хандалтыг хянах механизм, техникийн талаас илүү найдвартай байдаг зэрэг нь файлыг алдах эрсдлийг багасгах зэрэг олон давуу талуудыг олж авна.

Дээр дурдсан шалтгаануудаар таныг My Documents хавтаст файлуудаа хадгалахгүй байхыг зөвлөж байна. Файлуудаа өөр дискний тусгай хавтас эсвэл файл серверт байрлуулаад өөрийн ажлын дэлгэц дээр хэрэгцээт хавтасны Shortcut үүсгэхэд болно.